Privatlivspolitik

Erritsø GIF inkl. alle afdelingers dataansvar

(Privatlivspolitiken er fælles for alle EGIF (www.egif.dk) underafdelinger. 

Seneste ajourføring af dokumentet er: 2-6-2021

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der
kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af
en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgåendefor vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Erritsø GIF er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i
overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Kurt Hansen

Adresse: Engtoften 10, 7000 Fredericia

CVR: 27662013

Telefonnr.: 22152150

Mail: engtoften10@mail.dk

Website: www.egif.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger[1]:

1)   Medlemsoplysninger:

–      Almindelige personoplysninger:

o  Navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

2)   Oplysninger om ledere og trænere:

–      Almindelige personoplysninger:

o  Navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

o  Startdato som leder/træner og andre oplysninger om
tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen.

–      Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o  CPR-nummer

o  Bankkontonummer

o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

·        Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn  

·        Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

·        Politiet i forbindelse med børneattester

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig
grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

·  Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

·        At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

·        Behandling efter lovkrav

·        Behandling med samtykke

 Formålene:

1
Formål med behandling af medlemsoplysninger:

·        Foreningens
medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

·        Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

·        Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

·        Levering af varer og ydelser du har bestilt

·        Administration af din relation til os

  

2)  
Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

·        Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

·        Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

·        Opfyldelse af lovkrav

·        Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

·        Administration af din relation til os

·        Ved evt. anmeldelse til forsikringsselskab af arbejdsskade

  

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af
interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

·        Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger,
interne resultatlister m.v.

·        Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

·        Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

·        
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

·        
Brug af situationsbilleder eller portrætbilleder herunder holdbilleder, som vedrører
foreningen.

·        
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

·        Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af
oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage
information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer

·        Afpraktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

·        Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 15 år behandles
oplysninger om forældrene

·        Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du
kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Både portrætbilleder herunder holdbilleder samt situationsbilleder må offentliggøres uden samtykke.

Ved billeder med identificerbare personer kræves det dog:

1. At billederne er almindelige og harmløse og ikke udstiller, krænker eller udnytter de afbildede personer

2. Ved børn og unge under 15 år skal man være ekstra opmærksom på, at billedet er harmløst

3. At de personer, som er på billedet, er vidende om, at billedet bliver offentliggjort.

En person har til enhver tid ret til at nægte at deltage på et billede.

 

Vi indsamler ikke personoplysninger via informationstjenester (apps og sociale
medier).

 Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om
deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til
idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit
samtykke.   

 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

·        Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i 3 år efter udmeldelsesårets
udløb.

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

·        Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i 3 år efter udløbet af det år, hvor du stoppede dit virke.

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i
overensstemmelse med følgende kriterier:

·        Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, opbevarer vi i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.

·        Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav opbevarer vi i 5 år efter ophørsårets udløb.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik
og lignende, så længe de har historisk værdi.

 Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

•      Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

•      Retten til indsigt i egne personoplysninger

•      Retten til berigtigelse

•      Retten til sletning

•      Retten til begrænsning af behandling

•    Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

•      Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores
behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du
øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine
personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i
så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks.
Datatilsynet. 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra
tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive
ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på
vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.